ExcelからWebアプリへデータを移行するときの注意点｜移行前のデータ整理

Excelデータでよく見つかる問題

これらは、人がExcelを見て使う分には大きな問題になりません。しかし、システムでは「同じものは同じ表記」でないと、検索、集計、重複のチェックが正しく働きません。

移すデータの範囲を決める

移行の手間を減らす効果的な方法は、移す範囲を絞ることです。

• 進行中・取引中のデータだけを移し、完了済みのデータは移さない
• 直近の一定期間（例：過去数年分）のデータだけを移す
• 移さない過去データは、参照用のExcelとして保管する
• 使っていない列（項目）は移さない

「念のため全部移したい」と考えがちですが、古いデータほど表記のばらつきが大きく、整理の手間がかかります。新しい仕組みで本当に参照する必要があるデータかどうかを、業務の視点で判断しましょう。

移行の進め方

1. 移すファイルと範囲を決める：どのファイルの、どの期間・どの列を移すか
2. 項目の対応表を作る：Excelの列と、新しい仕組みの項目の対応を一覧にする
3. 整理のルールを決める：表記の統一、重複の判断、空欄の扱いなど
4. データを整理する：ルールに沿って、Excel上で整える
5. 試し取り込みをする：一部のデータを取り込み、画面で正しく表示されるか確認する
6. 本番の移行と切り替え：切り替え日を決め、最新のデータで移行して運用を移す

特に5の試し取り込みは省略しないことをおすすめします。実際に画面で見てみると、「並び順がおかしい」「検索で出てこない」といった問題に気づけます。

切り替えのタイミングに注意する

在庫のように「今の数」が重要なデータは、切り替えのタイミングで棚卸しを行い、正しい数を初期値として登録する方法もあります。詳しくは在庫管理をWebアプリ化するには？をご覧ください。

移行の判断は社内で、作業は分担して

データの整理には、業務を知っている人にしかできない判断が含まれます。

• どの表記を正式なものとするか
• 重複したデータのうち、どちらの情報を残すか
• 「なし」と空欄は、同じ意味として扱ってよいか

こうした判断のルールを社内で決め、変換や取り込みの作業を開発会社が手伝う、という分担が現実的です。顧客データの移行については顧客管理をExcelからWebアプリに移行するタイミングと進め方、Excel管理のWebアプリ化全体についてはExcel管理をWebアプリ化する進め方で解説しています。

項目の対応表の作り方

移行の準備で特に役立つのが、Excelの列と新しい仕組みの項目を対応させた表です。開発会社とのやり取りも、この表をもとに進めると認識がずれにくくなります。

上は書き方の例です。「移さない」と決めた列も表に残しておくと、後から「あの情報はどこへ行ったのか」と迷わずに済みます。

移行後に確認したいこと

• 件数が合っているか（移す前のExcelの行数と、移した後の件数）
• 日付や金額が正しく変換されているか（いくつかを抜き出して照合する）
• 重複のまとめが正しく行われているか
• 検索や絞り込みで、想定どおりのデータが表示されるか
• 担当者が、自分の担当分のデータを確認して違和感がないか

最後の点は、数字の照合では見つからない問題を見つけるのに役立ちます。日々そのデータを扱っている担当者は、違和感にすぐ気づきます。

移行を急がないほうがよい場合

データの量が多く、表記のばらつきも大きい場合は、移行のために新しい仕組みの利用開始が大きく遅れることがあります。その場合は、新しい仕組みを先に使い始め、過去のデータは必要になったものから順に移す、という進め方も選択肢です。

マクロで加工しているデータを移す場合は、Excelマクロ（VBA）の属人化をどう解消する？もあわせてご覧ください。

移行まで含めて計画します

Webアプリの開発では、データ移行を最後に回すと切り替えが遅れがちです。Tailboneでは、開発の範囲と並行して、今のExcelを見ながら移す範囲と整理が必要な箇所を確認します。移行の作業量はデータの状態によって変わるため、範囲を決めたうえで個別にお見積もりします。