現場の点検記録・作業報告をスマホで入力できるWebアプリを作るには

紙の報告書で起きていること

• 転記の手間とミス：紙の内容をExcelや帳票に書き写す作業が発生し、写し間違いも起きる
• 記録の遅れ：事務所に戻るまで記録が共有されず、異常の発見や対応が遅れる
• 写真との紐づけ：どの写真がどの点検箇所のものか、後から整理する手間がかかる
• 過去の記録の検索：前回の点検結果を確認するのに、紙のファイルをめくる必要がある
• 承認の滞り：上長の確認印をもらうために、紙が机の上で止まる

スマホ入力のWebアプリで変わること

Webアプリであれば、専用のアプリをインストールしなくても、スマートフォンのブラウザから使えるように作れます。社員が自分の端末を使う場合や、端末を入れ替える場合にも扱いやすい形です。

現場で使われる入力画面の条件

現場での入力は、事務所でパソコンに向かうのとは条件がまったく違います。次のような前提で画面を設計することが、使われる仕組みにするための鍵です。

• 片手で操作できる（もう片方の手は道具や手すりでふさがっていることがある）
• 短時間で入力が終わる（選択式・チェック式を中心にする）
• 手袋をしていても押しやすい、大きなボタン
• 屋外の明るい場所でも見やすい表示
• 入力の途中で中断しても、内容が消えない

自由記述の欄は、異常があったときの補足など、必要な場面に限るのがおすすめです。今の紙の点検表の項目を、そのまま選択肢に置き換えられることも多くあります。

最初の版で作る機能

設計の前に伝えておきたい現場の条件

特に通信環境は、設計に大きく影響します。地下や山間部、大きな建物の中など、使う場所の状況を事前に確認しておきましょう。

導入の進め方

1. 今の点検表・報告書を集める：項目、選択肢、記入例を確認する
2. 現場の担当者に話を聞く：どこで、どんな状況で記録しているか
3. 入力画面を作り、現場で試す：実際の現場で、手袋をしたまま、屋外で、試してもらう
4. 一部の現場から切り替える：紙と並行して運用し、問題がなければ広げる

3の「現場で試す」は省略しないことをおすすめします。事務所で画面を見ているだけでは分からない使いにくさが、現場では見つかります。日報の仕組みと一体で考える場合は日報・作業報告をWebアプリ化するには？、紙の業務全般のデジタル化は紙・電話・FAXの受付業務をWebアプリ化するには？もあわせてご覧ください。

点検項目の作り方

紙の点検表をWebアプリに置き換えるとき、点検の項目をどう持つかが使いやすさと運用のしやすさを左右します。

点検の場所や設備ごとに項目を変えられるようにする

点検する場所や設備の種類によって、確認する項目が違うことはよくあります。項目を画面に直接作り込むのではなく、管理画面から「場所ごと・設備ごとの点検項目」を設定できるようにしておくと、点検の内容が変わったときにも、開発会社に頼まずに対応できます。

判定の選択肢を決めておく

「良・可・不可」「異常なし・要確認・異常あり」など、判定の選択肢を揃えておくと、集計や異常の抽出がしやすくなります。異常を選んだときだけ、写真やコメントの入力を求めるといった工夫もできます。

前回の記録を見られるようにする

点検の際に、前回の記録や、前回指摘された事項を画面で確認できると、変化に気づきやすくなります。紙の点検表では難しかった部分です。

管理する側が見たい情報

• 予定していた点検のうち、まだ実施されていないもの
• 異常や要確認が記録された箇所と、その後の対応状況
• 場所・設備ごとの記録の履歴
• 担当者ごとの実施状況

現場の入力画面と同じくらい、管理する側の画面も大切です。誰が何を確認したいのかを、最初に整理しておきましょう。

紙との並行期間の過ごし方

現場の記録をスマートフォンに移すとき、最初からすべての現場で紙をやめるのは難しいことがあります。まずは一部の現場で、紙とスマートフォンの両方で記録してもらい、入力の手間や見落としがないかを比べると、現場の納得を得やすくなります。並行期間は長引かせず、問題がなければ紙の記録をやめる日を決めて切り替えましょう。現場の担当者から出た使いにくい点は、切り替え前に直しておくと、定着がスムーズになります。

点検で使う設備や備品を在庫として管理している場合は、在庫管理をWebアプリ化するには？の考え方も参考になります。

今の点検表を、そのまま見せてください

紙の点検表や報告書には、現場で必要な項目と判定の基準がすでに詰まっています。Tailboneでは、今の帳票と記録の流れ、使う場所の通信環境を伺い、現場で使いやすい入力画面と、管理する側の画面の範囲を一緒に整理します。